Conservación de Registros de Jornada: Cuanto Tiempo (2026)
No basta con registrar la jornada: hay que conservar los registros el tiempo que la ley exige y en las condiciones adecuadas. Explicamos cuánto tiempo, en que formato y como prepararlos para una posible inspección.
El requisito de 4 años
Periodo mínimo de conservación: 4 años
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años y ponerse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Este plazo no es arbitrario. Responde a los periodos de prescripción de las infracciones laborales:
- Infracciones leves: prescriben al año.
- Infracciones graves: prescriben a los 3 años.
- Margen adicional: el 4o año cubre posibles reclamaciones del trabajador (periodo de 1 año desde el final de la relacion laboral).
Base legal
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
El empresario deberá conservar los registros de jornada durante cuatro años y ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo, en los terminos que reglamentariamente se determinen.
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Real Decreto-ley 8/2019, disposition adicional primera
Modifica el art. 34 ET incluyendo la obligación de conservación de los registros de jornada durante el periodo de 4 años.
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Requisitos de formato
📄 Formato digital
El formato digital es el más fiable y el que la nueva regulación de 2026 exige. Debe garantizar integridad, trazabilidad y exportabilidad (PDF, Excel, CSV).
🔒 Integridad de datos
Los registros no deben poder alterarse una vez creados. El sistema debe impedir la manipulación y registrar cualquier correccion con audit trail.
📊 Exportabilidad
Debe ser posible generar informes de cualquier periodo dentro de los 4 años, filtrados por trabajador, fecha, centro o equipo.
☁️ Backup y recuperacion
El sistema debe tener copias de seguridad que garanticen la disponibilidad de los datos durante todo el periodo de conservación.
Digital vs papel
Con la nueva regulación de 2026, el debate digital vs papel queda zanjado: solo el formato digital es válido. Pero si aun tienes registros historicos en papel, esto es lo que debes saber:
| Aspecto | Papel | Digital |
|---|---|---|
| Validez 2026 | No válido | Obligatorio |
| Trazabilidad | Sin garantia | Completa |
| Conservación | Dificil 4 años | Automatica |
| Generación de informes | Manual y lenta | Automatica e inmediata |
Acceso de la Inspección de Trabajo
La ITSS puede solicitar los registros de jornada en cualquier momento y para cualquier periodo dentro de los 4 años de conservación obligatoria. Esto implica:
- Los registros deben estar accesibles rapidamente, sin demoras injustificadas.
- Deben poder filtrarse por trabajador, fecha y centro de trabajo.
- Deben poder exportarse en formatos legibles (PDF, Excel, CSV).
- La empresa no puede negarse a proporcionarlos alegando proteccion de datos (el RGPD reconoce la obligación legal).
- Si el software esta en la nube, el acceso es inmediato. Si es en papel, la busqueda puede ser lenta y generar sospechas.
Preguntas frecuentes
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Ultima actualizacion: Mayo 2026